5 Consejos prácticos para tener Juntas productivas

Las juntas forman partede la comunicación formal de una organización, sin embargo hay ocasiones en lejos de fortalecerla, deterioran la comunicación y resultan improductivas para la mayoría de los asistentes. 

Si lo vemos desde el punto de vista financiero, las juntas son muy caras pues estás disponiendo del tiempo de todos los asistentes. Todos tienen que dejar de hacer algo para ir a la junta a la hora citada, y si hay mas de dos o tres juntas al día, prácticamente se va media jornada dentro de una sala. 

Desde el punto de vista operacional, las juntas son un desperdicio, pues no producen un valor agregado al producto o servicio final. Es decir, cliente no puede palpar o percibir el hecho de que los equipos de trabajo se reúnan a tratar X tema. 

Los líderes de área, gerentes y directivos deben ser muy cuidadosos en la política a cerca de las juntas en el trabajo y cuidar errores comunes como la llamada “juntitis”(para todo se convoca a una junta” o el hecho de tener una junta sin un objetivo claro y que la junta parezca una charla de café en lugar de una manera formal de llegar a acuerdos y comunicarlos. 

Los siguientes consejos te pueden resultar muy útiles para tener juntas productivas en tu empresa:

Plantea una Agenda: Envía con anticipación la invitación o la cita a la junta a todos los participantes y en ella in....na agenda o una pequeña lista de los temas a tratar, así como el tiempo que va a tardar la junta para que cada participante vaya preparado con la información necesaria y sepa de cuánto tiempo debe disponer para la reunión. Es importante que marques la hora de inicio y fin de la junta. Salvo pocas excepciones una junta se debe exceder a mas de una hora y media, se pierde la atención y al inercia productiva. Está de más decir que la puntualidad para empezar es imprescindible.

Se proactivo y participativo: Si tú no convocaste a la junta, es decir fuiste invitado o citado, participa activamente con información relevante. Si fuiste considerado para esa junta es porque tu presencia es importante, así que si tienes algo que decir dilo en ese momento en el que todos los involucrados están presentes, así todos podrán tener el mismo nivel de información. 

Usa positivamente el lenguaje tanto verbal como corporal: Se propositivo y evita quejas y confrontaciones. El propósito de las juntas es llegar a acuerdo y concretar acciones que permitan lograr objetivos y la mejor manera de hacerlo es con una actitud positiva que propicie el buen ambiente de trabajo.

Aléjate de distractores: Por respeto a ti mismo y a los demás evita las conversaciones o susurros por separado, estar jugando con objetos como el lapicero, morderte las uñas, mascar chicle o usar tu teléfono y tu computadora. Entre más enfocados estén todos más pronto terminará la junta y así todo podrán regresar a sus labores. 

Lleva una Minuta: De cada junta deben salir acciones CONCRETAS, con fecha y responsable de la ejecución. Si no hay esta minuta o plan de acción es muy probable que varios de los participantes no tengan claro qué, quién o cuándo se deben hacer las acciones acordadas. Evita los plazos poco específicos como “la próxima semana”, en su lugar puedes decir “a más tardar el viernes 27 de Octubre”así todos tendrán un límite de tiempo más concreto al cual atenerse.